Certificado digital: entenda sua importância e o porquê as empresas precisam ter

O certificado digital, além de autenticar todas as operações que a empresa realiza no meio digital, também assegura as transações online.

Com esse arquivo eletrônico, é possível que os documentos emitidos digitalmente sejam assinalados.

Quer saber mais sobre esse assunto? Preparamos um post com todos os detalhes sobre a certificação digital! Saiba mais a seguir.

Tipos de certificado digital

De forma geral, são dois tipos de certificado digital que existem: A1 e o A3.

O certificado A1 é um documento armazenado em seu computador. Além do mais, ele é ideal para as organizações que necessitam utilizar duas máquinas para que se possa emitir as notas fiscais.

Esse tipo de certificado possui validade de um ano e em comparação ao documento A3, o custo é um pouco mais alto.

Enquanto o certificado A3 trata-se de um pen drive, o qual é possível utilizá-lo em outros computadores. Sua validade vai de um a três anos.

Quem pode ter o certificado digital?

Independente do serviço que é prestado, todas as empresas são obrigadas a ter o certificado digital.

Isso porque, é importante relembrar que no presente, esse documento é necessário para que se possa emitir notas fiscais.

Logo, pelo motivo dos benefícios que o certificado apresenta, muitos empreendedores que não têm obrigação em possuir esse documento digital, optam em utilizá-lo. A seguir, confira quais as empresas que devem obter a certificação digital.

MEI (Microempreendedor Individual)

Por lei decretada, ainda que o MEI tenha colaborador contratado, ele não tem a obrigação de possuir uma certificação eletrônica.

No entanto, caso o contratante exija emissão de nota fiscal e a depender das legislações de cada região, o certificado digital pode ser exigido.

Embora não seja uma obrigatoriedade, possuir a certificação digital significa obter mais agilidade em relação às transações digitais. Pois, esse certificado representa a assinatura eletrônica do seu negócio.

Micro e pequenas empresas

Todas as microempresas (ME) e as pequenas empresas que optam pelo Simples Nacional, ou mesmo tiverem com mais de três funcionários em seus departamentos, são obrigadas a ter a certificação digital.

Sociedade Limitada — LTDA

As empresas cujo registro segue o modelo de Sociedade Limitada são obrigadas a fazer uso do certificado digital.

Essa exigência é porque há estados que adotaram um processo único para abertura e encerramento de organizações via internet. Para isso, é exigido o certificado digital para que seja possível assinar os documentos que necessitam de assinatura.

Benefícios do certificado digital

Além de significar mais agilidade para as ações rotineiras, o certificado digital possui mais benefícios. Preparamos uma lista para que você comprove suas vantagens.

Segurança

Não há dúvidas de que o fator segurança é o que possui maior relevância. Assim, uma empresa que possui um documento assinado por uma certificação digital, ela passa a ser aparada pela lei.

Isso porque o arquivo elimina a possibilidade de ser fraudado ou mesmo alterado, pois ele sofre bloqueio quanto às edições.

Funcionalidade e comodidade

Chega de enfrentar filas e encarar as burocracias em excesso. Com o certificado digital, caso o empresário necessite acessar e/ou enviar algum documento relativo à empresa, ele pode fazer isso do próprio computador.

Além disso, você pode fazer o download dos arquivos da declaração do Imposto de Renda para promover ajustes e incluir possíveis despesas.

É válido destacar que essa certificação pode ser armazenada em vários computadores. Assim, o trabalho pode ser executado de forma remota (em casa), por exemplo.

Veja também: Como emitir Certificado da Condição de Microempreendedor Individual?